Il software nota spese di Inaz è l’applicativo dedicato alla gestione di trasferte, note spese e rimborsi del personale. Copre l’intero processo: dalla pianificazione della missione alla compilazione della nota spese, fino al controllo amministrativo e al rimborso in busta paga.
È pensato per aziende strutturate e gruppi multi-società con personale spesso in trasferta, come tecnici e operatori che lavorano presso le sedi dei clienti. Tra le realtà che lo utilizzano ci sono aziende dei settori utilities, facility management e manutenzioni, che elaborano fino a 1.500-2.000 note spese al mese.
Il software gestisce:
Un’unica piattaforma, da web e da App
Il modulo web Nota Spese e l’App Travel Mobility non sono due prodotti distinti. Sono due modalità di accesso alla stessa piattaforma e condividono lo stesso database in tempo reale. Il dipendente registra la spesa dallo smartphone durante la trasferta e l’amministrazione la verifica dal portale web, senza integrazioni aggiuntive.
Il software è multiaziendale, multivaluta e multilingua. Fa parte della suite HR Travel Mobility di Inaz insieme al software gestione trasferte e alla gestione del parco auto.
Il programma nota spese Inaz supporta l’operatività quotidiana delle trasferte e, in ambito amministrativo, il controllo dei costi legati alle missioni.
Travel policy e massimali fiscali
Le travel policy si configurano per area geografica (Italia ed estero), per livello e ruolo del dipendente e per altri parametri definiti in fase di setup. Si possono prevedere, ad esempio, massimali di rimborso diversi per impiegati, quadri e dirigenti. Ogni nota spese viene confrontata automaticamente con le regole aziendali e con i massimali fiscali. Gli aggiornamenti normativi, comprese le tabelle ACI per i rimborsi chilometrici, sono rilasciati periodicamente e inclusi nel canone.
Acquisizione dei giustificativi con OCR
Dall’App Travel Mobility il dipendente fotografa lo scontrino e il riconoscimento ottico (OCR) ne acquisisce i dati. Un modulo di intelligenza artificiale, attivabile in aggiunta, classifica automaticamente le voci di spesa. Dal portale web si possono sempre allegare i giustificativi manualmente.
Carte di credito aziendali
La piattaforma si integra con i principali circuiti di carte di credito aziendali. Le transazioni vengono importate ogni giorno e riconciliate automaticamente con i giustificativi fotografati dall’App.
Anticipi, prepagati e biglietteria
Gruppi multi-società e trasferte all’estero
Ogni società del gruppo gestisce le note spese nella propria valuta, con travel policy dedicate a ciascuna entità giuridica, e la rendicontazione può essere centralizzata. I workflow autorizzativi possono essere anche cross-company: un dirigente della sede italiana, ad esempio, può approvare le note spese dei dipendenti di una sede estera.
La normativa fiscale italiana è coperta nativamente. Per le società estere, massimali e regole di rimborso locali vengono configurati in fase di implementazione, sulla base delle indicazioni fornite dal cliente.
Integrazione con paghe, ERP e contabilità
Nativamente integrato con il Software Paghe INAZ e la piattaforma HExperience, il software si collega anche ad altri sistemi di gestione paghe, ERP e contabilità aziendale, favorendo la continuità dei processi e riducendo le attività manuali. Le spese approvate possono essere trasferite ai sistemi di destinazione attraverso flussi integrati, semplificando la gestione dei rimborsi, l’elaborazione dei cedolini e l’allineamento dei dati.
Verso la contabilità, il software dispone di un flusso di esportazione standard e personalizzabile, già predisposto per i principali ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) e per gestionali italiani come Formula e TeamSystem. Per altri sistemi sono disponibili connettori personalizzabili.
Reporting
Il modulo di reporting permette di analizzare i costi di trasferta ed estrarre i dati per analisi e report HR, anche a livello di gruppo.
Sicurezza dei dati e modalità di erogazione
Inaz opera con un sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001 per la sicurezza delle informazioni, con le linee guida ISO/IEC 27017 e 27018 per i servizi cloud ed è qualificata ACN per i servizi SaaS. I prodotti Inaz sono progettati secondo i principi di privacy by design e privacy by default previsti dal GDPR. Consulta la pagina delle nostre Certificazioni.
Il software è disponibile in licenza o in outsourcing, in modalità SaaS con hosting gestito da Inaz oppure on-premise.
Il vantaggio di chi nasce specializzato
Il Software Nota Spese Inaz nasce all’interno di un competence center dedicato alla Travel Mobility e nello stesso ecosistema del Software Paghe Inaz, non come modulo aggiunto in un secondo momento. Questo si traduce in due vantaggi misurabili, rilevati nei progetti realizzati da Inaz, rispetto a una piattaforma di travel & expense non integrata nativamente al payroll:
McDonald's
Chi non conosce McDonald’s? Non c’è dubbio: la più grande catena di ristorazione del mondo e la sua M gialla hanno raggiunto una fama planetaria.
Gruppo Amadori
L'azienda del Gruppo Amadori si è rivolta ai software Inaz per snellire le attività di ricerca e assunzione del personale e per disporre in modo rapido ed eficace di reportistica accurata.
Kimbo
Kimbo si affida a Inaz fin dal 1993 per amministrare il proprio personale in particolare utilizza i software paghe, di rilevazione presenze e gestione turni nonché il software di archiviazione digitale.
Sì. La piattaforma non ha limiti predefiniti al numero di note spese: la capacità dipende dall’infrastruttura adottata, in hosting gestito da Inaz oppure on-premise. Tra i clienti Inaz ci sono aziende di utilities, facility management e manutenzioni, con personale distribuito su tutto il territorio, che elaborano fino a 1.500-2.000 note spese al mese.
Le note spese approvate confluiscono direttamente nel cedolino, senza esportazioni o importazioni manuali, con un flusso allineato ai cicli di elaborazione paghe. Il software nota spese Inaz nasce nello stesso ecosistema del Software Paghe Inaz e della piattaforma HExperience. In base ai progetti realizzati da Inaz, una nota spese approvata è pronta per l’elaborazione paghe in 3 giorni lavorativi, contro una media di 12 giorni lavorativi quando due sistemi separati si scambiano file.
Si integra. Il software nota spese Inaz ha un flusso di esportazione contabile standard e personalizzabile, già predisposto per SAP, Oracle e Microsoft Dynamics e per gestionali italiani come Formula e TeamSystem. Per altri sistemi sono disponibili connettori personalizzabili.
Sì. Con l’App Travel Mobility il dipendente fotografa il giustificativo nel momento in cui sostiene la spesa e il riconoscimento ottico (OCR) ne acquisisce i dati. Un modulo di intelligenza artificiale, attivabile in aggiunta, classifica automaticamente le voci di spesa. App e portale web condividono lo stesso database in tempo reale, quindi l’amministrazione vede subito la spesa registrata.
Il software nota spese Inaz confronta automaticamente ogni nota spese con le travel policy aziendali e con i massimali fiscali. Le policy si configurano per area geografica, livello e ruolo del dipendente, ad esempio con massimali diversi per impiegati, quadri e dirigenti, e le approvazioni seguono workflow autorizzativi multilivello.
No. Il software nota spese Inaz si integra con i principali circuiti di carte di credito aziendali: le transazioni vengono importate ogni giorno e riconciliate automaticamente con i giustificativi fotografati dall’App.
No. In base ai progetti realizzati da Inaz, con il software nota spese una travel policy aziendale, comprese le regole di approvazione multilivello, si attiva in 3 giorni lavorativi. Con una piattaforma generalista non integrata al payroll italiano, lo stesso setup richiede tipicamente 3-4 settimane, per il lavoro di mappatura tra i due sistemi.
Sì. Il software nota spese Inaz è multiaziendale, multivaluta e multilingua: ogni società usa la propria valuta e travel policy dedicate, la rendicontazione può essere centralizzata e le approvazioni possono essere anche cross-company, ad esempio con un dirigente italiano che approva le note spese di una sede estera. La normativa fiscale italiana è coperta nativamente. Per le società estere, massimali e regole di rimborso locali vengono configurati in fase di implementazione sulla base delle indicazioni del cliente.
Sì. Gli aggiornamenti normativi, comprese le tabelle ACI per i rimborsi chilometrici, sono rilasciati periodicamente da Inaz con gli aggiornamenti applicativi inclusi nel canone.
Sì. Oltre all’hosting gestito da Inaz, il software Nota Spese è disponibile on-premise, in licenza o in outsourcing.
I prodotti Inaz sono progettati secondo i principi di privacy by design e privacy by default previsti dal GDPR. Inaz opera inoltre con un sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001 per la sicurezza delle informazioni ed è qualificata ACN per i servizi SaaS.
HE CAR è l’applicativo web per la gestione del parco auto e la pianificazione dei costi della flotta aziendale. Questo software è un’integrazione del software gestione trasferte di Inaz, offrendo così una gestione completa delle trasferte aziendali e delle spese ad esse collegate.
INAZ SRL Società Unipersonale utilizzerà i dati che la riguardano esclusivamente per la gestione della sua richiesta e verranno trattati in via informatica nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 e del D. Lgs. 196/2003 e s.m.i.
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