Gruppo TTN
In un’impresa di medie grandi dimensioni a forte “trazione” familiare, la gestione del personale rappresenta un aspetto assai rilevante nella governance complessiva dei processi aziendali
Gruppo agroalimentare italiano
Gestione HR di 4.000 stagionali all'anno
Automazione dei processi e controllo del costo del lavoro in un gruppo agroalimentare italiano
Il problema: la sfida operativa e il contesto iniziale
Il cliente è un gruppo italiano del settore agroalimentare con filiera produttiva completamente integrata, che copre l’intera catena del valore dalla gestione delle materie prime fino alla distribuzione commerciale. Con oltre 6.000 collaboratori distribuiti in più di 20 stabilimenti sul territorio nazionale, l’organizzazione presenta un profilo di workforce management strutturalmente complesso: alla forza lavoro a tempo indeterminato si affianca una componente stagionale che supera annualmente le 4.000 unità, con picchi di assunzione concentrati in finestre temporali ristrette, legati ai cicli produttivi della filiera.
In questo contesto, la gestione del personale a termine è un processo critico per la continuità operativa dell’intera catena produttiva. Ogni stabilimento presenta esigenze di staffing differenziate per mansione, qualifica e tipologia contrattuale, rendendo il workforce planning un’attività ad alta intensità amministrativa. La complessità è amplificata dalla necessità di gestire le cosiddette riassunzioni: una quota rilevante dei lavoratori stagionali viene richiamata nelle stagioni successive, richiedendo un tracciamento puntuale delle anagrafiche, delle precedenti prestazioni e delle posizioni ricoperte. Prima dell’intervento di INAZ, i processi di gestione HR del Gruppo, tra cui recruiting, onboarding, amministrazione contrattuale e alimentazione del payroll, erano caratterizzati da un livello di digitalizzazione insufficiente rispetto alla scala operativa dell’organizzazione e gestiti in modo disgiunto tra loro.
Criticità riscontrate e colli di bottiglia
L’analisi del contesto pre-intervento ha messo in luce cinque aree di criticità strutturale.
Il processo di gestione dei contratti a termine era privo di automazione nei passaggi chiave: dalla raccolta e verifica della documentazione all’inserimento anagrafico, dalla generazione dei contratti alla loro firma e archiviazione. In un contesto ad alto volume come quello stagionale, la moltiplicazione del tempo dedicato a ogni singola pratica si traduce in un carico amministrativo insostenibile per i team HR locali, con rischio concreto di errori, omissioni e ritardi nell’operatività degli stabilimenti.
Frammentazione dei dati su strumenti eterogenei: le informazioni relative ai lavoratori stagionali erano distribuite su più sistemi non comunicanti: fogli di calcolo, archivi locali per stabilimento, sistemi di rilevazione presenze isolati. Questa dispersione dei dati anagrafici e contrattuali impediva una visione consolidata dell’organico a livello di gruppo e complicava significativamente la gestione delle riassunzioni, per le quali era necessario ricostruire manualmente lo storico del lavoratore a ogni nuova stagione.
Impossibilità di produrre reportistica affidabile e tempestiva: in assenza di un sistema HCM centralizzato, la Direzione HR non disponeva di report in tempo reale sull’andamento delle assunzioni, sulle cessazioni, sulla composizione dell’organico per stabilimento o sulla copertura delle posizioni aperte. La produzione di qualsiasi analisi richiedeva un’attività manuale di consolidamento dati, con risultati soggetti a errori e sempre riferiti a una fotografia statica del passato.
Complessità nella gestione dei contratti ricorrenti e nella compliance normativa: la tipologia contrattuale del lavoro stagionale, in particolare per quanto riguarda la riassunzione di personale già noto all’organizzazione, richiede il rispetto di vincoli normativi precisi: limiti alla proroga e al rinnovo dei contratti a termine, corretta applicazione del CCNL di riferimento, gestione del diritto di precedenza riconosciuto ai lavoratori stagionali per le assunzioni della stagione successiva, rispetto delle percentuali massime sulla forza lavoro complessiva. In assenza di strumenti automatizzati di controllo, il rischio di non conformità era elevato e la gestione della compliance dipendeva dalla conoscenza individuale degli operatori HR dei singoli stabilimenti, con variabilità interpretativa tra siti.
Assenza di integrazione con il sistema payroll: il flusso di dati tra l’area HR amministrativa e l’elaborazione paghe avveniva in modo manuale o semi-manuale, senza trasmissione automatizzata delle variazioni contrattuali, delle presenze, degli straordinari, dei turni e dei dati relativi all’assenteismo. Questa disconnessione generava ridondanza nel data entry, aumentava il rischio di disallineamenti tra i dati rilevati e quelli elaborati ai fini del cedolino, e rallentava i cicli di chiusura del payroll.
La soluzione: l'intervento tecnologico e organizzativo di INAZ
INAZ ha risposto alle esigenze del Gruppo con un approccio che integra la configurazione di HExperience® Inaz Platform, la piattaforma HR di INAZ, con la ridefinizione dei flussi di lavoro esistenti. L’obiettivo era riprogettare i processi di gestione del personale stagionale rendendoli scalabili, conformi sul piano normativo e in grado di supportare il decision-making della Direzione HR con dati strutturati e aggiornati in tempo reale.
Processi implementati e architettura della soluzione
Funzione dedicata alla gestione delle riassunzioni stagionali: la piattaforma è stata configurata per supportare il processo di richiamo dei lavoratori stagionali già presenti nell’anagrafica aziendale. Questo consente di riattivare una posizione pregressa senza reinserire da zero le informazioni anagrafiche, contrattuali e di qualifica del lavoratore, abbattendo i tempi di onboarding amministrativo e garantendo la coerenza dei dati storici. Il tracciamento delle riassunzioni permette inoltre di mantenere il controllo sul numero complessivo di contratti stipulati con il medesimo lavoratore, in coerenza con il diritto di precedenza riconosciuto ai lavoratori stagionali e con i vincoli normativi applicabili in materia di lavoro a termine.
Repository centralizzato dei dati per tutti gli stabilimenti: l’intera base dati del personale, inclusa la componente stagionale, è stata consolidata in un’unica piattaforma accessibile a tutti i siti produttivi del Gruppo. Il repository centrale elimina la duplicazione delle anagrafiche e abilita una gestione unificata dell’organico a livello di gruppo. Le Direzioni HR locali operano sui propri perimetri di responsabilità mantenendo la visibilità sull’organico complessivo e la possibilità di condividere risorse qualificate tra stabilimenti nelle fasi di maggiore pressione produttiva.
Automazione dei flussi di processo dal recruiting all’assunzione: i passaggi critici del ciclo di assunzione stagionale sono stati automatizzati, dalla generazione dei documenti contrattuali su template standardizzati, all’inserimento anagrafico, fino alle comunicazioni verso gli enti previdenziali e assicurativi. La standardizzazione del processo riduce la variabilità operativa tra i diversi siti e abbassa il rischio di errori nelle fasi a maggiore criticità compliance.
Integrazione con il sistema di rilevazione presenze e con il payroll: la piattaforma gestisce in modo integrato la rilevazione delle presenze, la pianificazione dei turni, la contabilizzazione degli straordinari e il tracciamento dell’assenteismo.
Disponibilità dei dati in tempo reale: i responsabili HR di gruppo e di stabilimento dispongono di accesso continuo ai dati aggiornati sull’organico, sulle posizioni aperte, sulle assunzioni in corso e sulle scadenze contrattuali imminenti. Questo livello di visibilità trasforma la gestione del personale stagionale da un’attività prevalentemente reattiva a un processo pianificabile, riducendo i rischi di scopertura e di non conformità contrattuale.
Risultati e benefici: l'impatto strategico e operativo
L’adozione di HExperience Inaz Platform ha prodotto effetti verificabili sull’efficienza operativa del team HR, sulla qualità delle informazioni disponibili alla Direzione e sul livello di controllo sui costi del lavoro stagionale.
Sul piano operativo, la riduzione del carico amministrativo associato alla gestione contrattuale ha consentito agli HR Business Partner e agli operatori dell’amministrazione del personale di ridurre il tempo dedicato ad attività a basso valore aggiunto, liberando capacità da reinvestire in attività di sviluppo organizzativo e gestione delle relazioni con le persone. Sul piano gestionale, la disponibilità di dati strutturati ha migliorato la qualità del processo decisionale della Direzione HR. Sul piano strategico, il controllo rafforzato sui costi del lavoro stagionale contribuisce direttamente alla sostenibilità del modello operativo in un settore caratterizzato da margini strutturalmente contenuti e da una forte dipendenza dall’efficienza della forza lavoro variabile.
Indicatori di performance (KPI) e ottimizzazione dei processi
Riduzione del tempo medio per contratto: l’automazione dei flussi di assunzione ha determinato una riduzione significativa del tempo medio necessario per completare l’iter contrattuale di un lavoratore stagionale. Questo impatto è particolarmente rilevante nei periodi di picco, quando la necessità di processare volumi elevati di assunzioni in finestre temporali ristrette costituiva il principale rischio per la continuità dell’avvio dell’operatività produttiva.
Maggiore accuratezza nell’elaborazione delle presenze e dei cedolini: l’integrazione diretta tra il modulo di rilevazione presenze e il sistema payroll ha ridotto i margini di errore nell’elaborazione retributiva, con benefici sia in termini di correttezza dei cedolini per i lavoratori, sia in termini di riduzione delle attività di correzione a posteriori da parte del team paghe e di abbattimento del rischio di contestazioni retributive.
Reportistica HR immediata e strutturata: attraverso HE Analytics, la dashboard di reportistica della piattaforma, la Direzione HR dispone di report in tempo reale su assunzioni, cessazioni, stato della formazione obbligatoria, composizione dell’organico per stabilimento e per tipologia contrattuale, nonché sulla gestione delle contestazioni disciplinari. Questa capacità di HR analytics strutturata consente di rispondere con tempestività alle richieste informative provenienti da CFO, COO e dai responsabili di sito, senza richiedere attività manuali di estrazione e consolidamento dati.
Migliore controllo dei costi del lavoro stagionale: la centralizzazione e l’integrazione dei dati di presenza, turno e straordinario – combinata con la visibilità in tempo reale sull’organico effettivo rispetto al budget – consente alla Direzione HR e al CFO di monitorare con continuità i costi del lavoro variabile. Nelle organizzazioni ad alta intensità di lavoro stagionale, questo livello di controllo è determinante per mantenere il costo del personale all’interno degli obiettivi di budget, identificando tempestivamente gli scostamenti che richiedono interventi correttivi.
Liberazione di capacità HR verso attività a valore aggiunto: la riduzione del tempo dedicato alla gestione amministrativa dei contratti ha consentito ai team HR di reindirizzare risorse verso attività di talent retention, valutazione delle prestazioni e sviluppo delle competenze. In un contesto caratterizzato da un’elevata rotazione della componente stagionale, la capacità di costruire un pool di lavoratori fidelizzati, con uno storico verificabile di prestazioni e qualifiche, rappresenta un vantaggio competitivo diretto per l’organizzazione, con impatti positivi anche sul tasso di riassunzione e sui costi di selezione.
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Fontana Group
Da diversi anni, Fontana Group si avvale dei software gestionali sviluppati da Inaz in tutti i processi che riguardano il personale: selezione, assunzione, compensation, training.