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Paghe e gestione del personale in outsourcing:
6 consigli per fare la scelta giusta

Outsourcing

La sicurezza digitale e la garanzia di costante aggiornamento tecnologico e normativo sono gli aspetti più importanti da considerare quando si è alla ricerca del fornitore ideale. I consigli di Inaz: «Incontrate le persone che gestiranno i vostri dati»

Quali sono i requisiti da valutare quando si sceglie il fornitore dei servizi per la gestione del personale in azienda? Il compito è molto delicato, perché l’outsourcing è un aspetto strategico nel contenimento dei costi e nel miglioramento della qualità dei processi. «Valutare la reputazione del partner, la sua storia, le sue certificazioni, la sua specializzazione del settore: è un punto di partenza, ma ci sono altri aspetti da considerare. Per prima cosa, anche se i processi sono del tutto digitali, anzi proprio per questo, occorre incontrarsi, toccare con mano: visitare gli uffici del fornitore, il data center, chiedere di incontrare il management e le persone che lavoreranno sui dati della propria impresa». Parola di Linda Gilli, presidente e AD di Inaz, una delle più importanti realtà italiane nel settore software e servizi per gestire le risorse umane e organizzare il lavoro in azienda.

Assieme al fornitore occorre poi esaminare una serie di punti.
Primo, la sicurezza dei dati. «Le informazioni devono sempre essere adeguatamente protette. Verificate che il fornitore ne garantisca la disponibilità, l’integrità e la riservatezza» spiega Gilli.
Secondo, dovete sempre sapere chi gestisce i vostri dati e dove. «Il fornitore deve custodirli sul territorio nazionale, in una struttura proprietaria: chiedetegli di visitarla» consiglia Gilli.
Terzo aspetto da valutare è il controllo: i dati sono vostri, non del fornitore. «Non accontentatevi di una semplice reportistica, ma assicuratevi di poter sempre avere accesso ai vostri dati» prosegue l’AD di Inaz. Chiariti questi punti sulla protezione e sulla sicurezza dei dati, ci sono poi altri aspetti da valutare per scegliere un fornitore con una marcia in più.
Il quarto consiglio è quindi di privilegiare chi fornisce servizi su misura: «Un fornitore che suggerisce gli strumenti che servono davvero all’azienda, e che studia un progetto personalizzato, diventa un vero e proprio partner che fa investire meglio, portando risparmio» sottolinea Linda Gilli.
Quinto, i servizi e gli strumenti offerti devono essere sempre in evoluzione: «Qualità ed efficienza possono mantenersi nel tempo solo se il proprio partner è sempre aggiornato su normativa e tecnologie –spiega Gilli–. Così sarà in grado di seguire l’azienda nei suoi cambiamenti organizzativi».
E con il sesto consiglio si torna al punto di partenza: la relazione. «Accertatevi che il fornitore abbia un team dedicato a voi, da poter chiamare in ogni momento –conclude Gilli–. Il rapporto di fiducia è fondamentale quando affidate a un esterno i vostri dati e i processi che regolano l’organizzazione delle persone in azienda».  Con queste garanzie si possono dormire sonni tranquilli: migliorare la qualità, tenere sotto controllo i costi e liberare energie per dedicarsi al proprio core business.

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